Voordat de wedstrijden in september kunnen aanvangen, vindt er veel overleg plaats om het programma samen te stellen. In mei worden de seniorenteams en A,B,C-jeugd die uitkomen in de Regio opgegeven.
Achtereenvolgens de seniorenteams en de A,B,C-jeugd uitkomende in het Rayon. 
In augustus worden de circuleer-mini-volleyballers (CMV) opgegeven.

 

Hierdoor is er in juni een voorlopig wedstrijdschema van de Regiowedstrijden.
Na het schema te hebben uitgewerkt wordt in overleg met de Trefkoele de data voorlopig vastgelegd.
Hiervan vindt terugkoppeling met de Regio plaats. Er zijn altijd data waarop de Trefkoele voor Dalvo niet beschikbaar is, zodat er van uitwijkdata gebruik kan worden gemaakt.

In juli komt er dan een definitief rooster uit wat betreft de thuiswedstrijden.
Vaak vindt er nog tussentijds overleg plaats als er meerdere verenigingen van eenzelfde uitwijkdatum
gebruik willen maken.

Bij het indelen van de rayonwedstrijden voor de jeugd wordt rekening gehouden met de zaterdagen waarop de thuiswedstrijden voor de regioteams worden gespeeld.

Het programma van de CMV-ers wordt als laatste samengesteld en geldt voor een half seizoen.
In december kunnen er eventueel nieuwe teams worden opgegeven of kan worden aangegeven dat een team op een ander niveau kan gaan spelen.

 

In september worden de programmaboekjes aangeleverd en kan het programma voor de TimeOut worden uitgewerkt. Tijdens het lopende seizoen komen er regelmatig wijzigingen en afzeggingen voorbij zodat er doorgaans overleg met de coaches is omtrent nieuwe speeldata en/of aanvangstijden.
Ook de bekerprogramma’s in het Rayon en in de Regio vergen de nodige aandacht.
Data en tijden overleggen, zaalruimte inhuren etc.etc.

 

Als onderdeel van het wedstrijdsecretariaat verzorgt Geke de wedstrijdformulieren.
Op de speeldagen dinsdag en zaterdag zorgt zij ervoor dat de ingevulde formulieren in een
map tijdig aanwezig zijn in de sporthal.
Na de wedstrijden worden alle uitslagen op de NEVOBO site gezet.
Tevens worden de formulieren nagekeken op mogelijke fouten en worden ontbrekende gegevens aangevuld.
Binnen 24 uur worden de gecontroleerde formulieren naar de adressen in het Rayon of
naar het regiokantoor in Heerenveen opgestuurd voor verdere verwerking.
Regelmatig is er onderling contact met de scheidsrechterscoördinator en de wedstrijdcoördinator.
 

De geplande wedstrijden worden twee maal per seizoen ontvangen van de wedstrijdcoördinator.
Daarna worden de 21 scheidsrechters ingedeeld en wordt er zoveel mogelijk rekening gehouden met wensen en voorkeuren. Nadat de indeling is gepubliceerd in de Time Out zit het werk er op.
Ruilingen vinden dan onderling plaats.

Op dit moment zijn er 6 scheidsrechters intern in opleiding en zij zijn een welkome aanvulling.
Een aantal scheidsrechters fluiten voor Dalvo op regionaal niveau.
Sinds september 2009 worden ook extra mensen ingezet t.b.v. het vlaggen en tellen voor D1,
welke in de 3e divisie spelen.

Afstemming in de planning en het inzetten van mensen gebeurd in samenwerking met de wedstrijdcoördinator en het wedstrijdsecretariaat.